Enlace público para el comunicado (QR)
Publique este link o el código QR para que el cliente solicite la visita. Las solicitudes llegan a Inicio → Solicitudes de visita para aprobarlas. El QR apunta a una URL fija: puede editar la página de agendamiento sin regenerar el código.
Mantenimiento del sistema
Solo super administrador. Re-geocodificación masiva, saneo de ubicaciones y visitas demo.
Nombre del validador
Este nombre queda en las aprobaciones y rechazos de informe y fotos.
Plantillas WhatsApp (app móvil)
Mensajes prellenados que el inspector envía manualmente por WhatsApp.
Incluye comprobante al cliente y contacto a mesa de control en visitas no efectivas.
Use variables entre llaves, por ejemplo {{nombre_cliente}} o {{motivo}}.
Configuración de cobro
—
Tras guardar verá el mensaje en verde aquí y arriba a la derecha (junto a Actualizar).
| Tipo | Monto (COP) |
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Mural: avisos para todo el equipo. General: chat compartido. Privados: conversación uno a uno. Puede escribir aunque el compañero no esté en línea: el mensaje queda guardado y lo verá al entrar (badge y aviso pendiente). Con la sesión abierta (aunque esté en otra sección o la pestaña minimizada) puede recibir sonido y aviso del sistema. Si cierra el navegador por completo, los mensajes quedan pendientes hasta la próxima entrada. Se actualiza solo cada pocos segundos.
En línea = tiene el panel abierto ahora (últimos ~90 s). Sin punto = no conectado ahora, pero igual puede enviarle.
Crear usuario del panel
Cree una cuenta para cada funcionario (supervisor, verificador de informes, verificador de fotos, etc.) y marque solo los módulos que necesita. La opción Eliminar visitas (permanente) es crítica: actívela solo en perfiles autorizados. Igual Seguimiento del día (Inicio): solo para quien deba ver el vistazo de Inicio.
Usuarios existentes
| Usuario | Nombre | Rol | Experto informes | Experto fotos | Módulos | Estado | |
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Por inspector
ⓘ Ver ayuda
Clic en el nombre para filtrar la derecha · clic en una cifra para abrir el módulo (Asignar / Validación / Devoluciones). Columnas = visitas con agenda de hoy. Alertas (📄⛔📷💡) = todas las pendientes, aunque la visita sea de otro día: 📋 solicitudes · 🔓 desbloqueos · 📄 devolución PDF · ⛔ propuesta de rechazo PDF · 📷 roja devolución fotos · 💡 corrección PDF · 📷 azul corrección fotos. ⏰ alerta de jornada: fila roja = no ha iniciado ni transmitido nada hoy · fila ámbar = visitas de la mañana aún sin iniciar (después de las 12:30).
| Inspector | Asig. | Curso | Efectivas | N.E. | % efec. | Val. | Devol. |
|---|
ⓘ Ver ayuda
Solo visitas con jornada (agenda) de hoy.
| Cliente / dirección | Jornada | Estado | Resultado | Val. |
|---|
Pendientes: hay eje rechazado — el inspector debe corregir en la app (una visita no se lista también en Correcciones). Propuestas: rechazos sugeridos por el validador; el experto confirma o desecha. Correcciones: el inspector ya reenvió; el experto debe abrir el PDF, revisar el motivo original y Aprobar o Volver a devolver; con Dar de baja (pide motivo) la corrección se cierra sin digitarse ni pasar a los robots y queda en Dadas de baja. El texto amarillo es el motivo original, no un fallo de sincronización. Si aparece «PDF no actualizado», pulse Actualizar (el servidor recupera el FR-003 del reenvío automáticamente); si persiste, pida al inspector reenviar. Si la app marcó la corrección pero el FR-003 corregido no llegó, la visita sigue en Pendientes como «Esperando FR-003» y no se puede aprobar hasta que llegue el PDF (sí se puede Volver a devolver). «Sin cambios respecto al informe devuelto» indica que el FR-003 corregido es idéntico al devuelto (solo cambian número y fecha) y «Reenvío sospechoso» que la app lo marcó segundos después de recibir la devolución: en ambos casos revise antes de aprobar. Estos avisos, las correcciones sin FR-003 por varias horas y un resumen diario llegan también por el chat interno. El listado se actualiza solo cada 15 s (si tiene una ficha abierta no se recarga, para no cerrarle la revisión). Historial: devoluciones ya corregidas (filtre por fechas e inspector). Dadas de baja: devoluciones de emergencia que el experto dio de baja; su corrección no se digita. No aparecen en Asignar, Seguimiento ni Rutas (módulo aparte, como en el celular). Para visitas aprobadas y listas para digitar, use Digitación → Mi bandeja.
| ID visita | Cliente | Cuenta | Inspector | Estado visita | Eje rechazado | Estado | Observaciones / motivo | Actualizado | Acciones |
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Revisión de corrección
Validador: Pendientes (por validar) y Propuestas (rechazo ya propuesto, activas). Correcciones y reemplazos van al experto. Rechazos confirmados → Devoluciones.
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha jornada | Inspector | Validador informe | Documentos | Espera | Estado FR-002 | Estado FR-003 | Acciones |
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¿Cómo funciona esta validación?
Cola de informe (FR-003) y condiciones (FR-002): cada documento se aprueba o rechaza por separado. Es distinta de la validación fotográfica.
El auxiliar aprueba o propone rechazo en cada columna. El experto revisa la propuesta y decide: aprobar o generar devolución.
Si el FR-003 ya estaba aprobado (incluso transmitido a la distribuidora) y se detecta un error, el experto puede usar Devolver al inspector (emergencia): archiva el PDF, prepara Nº nuevo, saca de digitación/SICERCO y deja la devolución en la app. Si además marca Dar de baja, la corrección del inspector se revisa como siempre pero al aprobarla no pasa a Digitación (ni al robot); se consulta en Devoluciones → Dadas de baja.
Si no hay que devolver al inspector ni enviar al cliente, el experto usa Dar de baja: el FR-003 sigue aprobado, sale solo de Digitación, SICERCO mantiene el nuevo informe con la trazabilidad del Nº anterior (y la aclaración del cambio de documento en las notas) y SISCORE sigue pendiente hasta el correo de aceptado de la distribuidora. Queda en Devoluciones → Dadas de baja.
Las fotos entran a esta cola cuando el FR-003 y el FR-002 ya están aprobados. Las fotos corregidas tras devolución llegan a Pendientes (badge «Corrección»), no a «Correcciones fotos». Pulse Actualizar para verlas; el listado no se recarga solo (evita interrumpir la revisión).
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha jornada | Inspector | Validador fotos | Fotos | Espera | Estado fotos | Acciones |
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¿Necesita ayuda con validación fotográfica?
Cola solo de fotos. Es distinta de la validación de informe: otra asignación y otro validador.
El auxiliar aprueba o propone rechazo. El experto revisa la propuesta y decide: aprobar o generar devolución (el inspector la ve al sincronizar). Ya no se devuelve a la validadora.
Si al comparar las fotos con el informe encuentra un error en el FR-003, use Rechazo de informe. El rechazo llega al experto de informe para que lo confirme en Validación de informe → Propuestas. Si la visita aún no se ha digitado, sale de digitación; si ya se digitó, el experto recibe una alerta en el chat del panel. El registro fotográfico sigue en su cola.
Historial de los tres ejes: fotos, informe (FR-003) y condiciones (FR-002). Use los filtros para ver pendientes, rechazados, aprobados o devoluciones activas.
| ID visita | Cliente | Inspector | Fecha | Fotos | Informe | Condiciones | Devolución | Actualizado |
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Configure qué validador recibe las visitas de cada inspector. Al sincronizar una visita finalizada-sincronizada, si aún no tiene validador asignado, se aplica la regla automáticamente.
| Inspector | Código | Validador fotográfico | Validador de informe |
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¿Cómo funciona?
Ejemplo: 10 inspectores y 3 validadores. Asigne inspector A → validador 1, inspector B → validador 2, etc. Cuando el inspector finalice y sincronice, la visita aparecerá en Mis asignaciones del validador configurado. La asignación manual visita por visita sigue disponible y tiene prioridad si ya existe.
Por ID de visita
| ID | Nº informe | Cliente | Dirección | Ciudad / Municipio | Cuenta | Fecha | Jornada | Inspector | Estado | Validación |
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¿Necesita ayuda con consultas?
Consultas básicas: elija el criterio en el desplegable (Cuenta, Dirección, ID visita, Nombre o Nº informe).
Informe gestión: filtre por rango de fechas e exporte a Excel (hojas Visitas y Trazabilidad).
Agendar visita individual
¿Necesita ayuda para agendar?
Complete los datos en orden. El ID de visita y el celular del cliente son obligatorios (el celular: 10 dígitos que inician en 3). El ID no se genera automáticamente y no puede repetirse.
Seleccione el tipo de inspección (COMERCIAL, RESIDENCIAL BOGOTA, CAPTACION, etc.) y el valor en COP.
La visita se crea sin inspector; asígnela después en Rutas automáticas (varias visitas) o en Asignar inspector (una a una).
Busque la dirección, revise el pin en el mapa y confirme la ubicación antes de agendar.
Importación masiva de visitas
Columnas de la plantilla: ID · CUENTA · FECHA DE VISITA · JORNADA DE VISITA · FECHA DE SOLICITUD · TIPO DE INSPECCION · VALOR · NOMBRE · DIRECCION · CIUDAD/MUNICIPIO · CELULAR · OBSERVACIONES. Descargue la plantilla Excel: trae una hoja de instrucciones.
¿Necesita ayuda con carga masiva?
Pasos: 1) Indique fecha solicitud del servicio · 2) Suba Excel/CSV · 3) Vista previa · 4) En filas manual/inválidas elija municipio y localidad · 5) Importar · 6) Rutas automáticas.
Las filas con coordenadas inválidas (p. ej. 0,0 fuera de Colombia) deben corregirse con municipio/localidad antes de importar o en «Pendientes manual» al simular rutas.
Cargue un archivo Excel (.xlsx) o CSV con las columnas de la plantilla. Obligatorias: ID, CUENTA, FECHA DE SOLICITUD, NOMBRE y DIRECCION. Si FECHA DE VISITA va vacía la visita queda para mañana; si JORNADA DE VISITA va vacía queda en la mañana (acepta MAÑANA/TARDE o AM/PM). Incluya CELULAR cuando lo tenga (10 dígitos que inician en 3); si no hay dato, la fila se importa igual. Las direcciones se guardan en MAYÚSCULAS.
TIPO DE INSPECCION (recomendado): ej. RESIDENCIAL BOGOTA, COMERCIAL CATEGORIA 1, CAPTACION. Así queda identificado para productividad/liquidación. VALOR: valor a cobrar, solo números.
OBSERVACIONES (opcional): notas para el inspector (máx. 500 caracteres). Salen en la planilla de ruta PDF.
Los archivos con el formato anterior (id_visita, fecha, fecha_solicitud, valor_inspeccion…) se siguen aceptando.
Asignación automática de rutas
Tope del día = mañana + tarde (12) en la simulación. Arrastrando a mano puede incluir pendientes y superar ese máximo.
Seleccione fecha para ver cuántas visitas entran a rutas (pin preciso) y cuántas quedan pendientes.
Carga masiva de rutas
Suba un Excel o CSV con dos columnas: ID de la visita y CODIGO INSPECTOR. Primero revise el archivo; nada se guarda hasta pulsar «Aplicar». Solo se reasignan visitas que aún no han iniciado.
Inspectores habilitados para rutas
| Ruta # | Código | Nombre | Activo | Habilitado ruta |
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Demanda del día por ubicación
Por municipio
| Municipio | Total | Sin asignar | Localidades |
|---|---|---|---|
| Seleccione fecha y pulse Actualizar conteos | |||
Por localidad
| Municipio | Localidad | Total | Sin asignar |
|---|---|---|---|
| Seleccione fecha y pulse Actualizar conteos | |||
¿Necesita ayuda con rutas automáticas?
- Elija fecha del día y pulse Simular asignación.
- Compare las 2 opciones (por localidades y menor distancia) en la tabla.
- Revise mapa y tarjetas → Aplicar propuesta.
Las visitas muestran cuenta, localidad y dirección (sin nombre de cliente). Arrastre con ⠿ entre rutas.
La simulación agrupa visitas en Ruta 1, Ruta 2…; elija el inspector en cada tarjeta antes de aplicar.
Aprendizaje: al aplicar una propuesta (o asignar a mano), el sistema guarda historial. Eso ayuda a equilibrar rutas; el inspector de cada tarjeta lo elige usted (no se preselecciona).
Por defecto solo entran visitas sin inspector. Antes de simular, revise el semáforo de precisión y pulse Mejorar con Google si hay ubicaciones aproximadas.
Reinicie el servidor Node tras actualizar el backend.
Asignación y despacho
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Dirección | Localidad | Fecha | Inspector | Estado | Validación |
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¿Necesita ayuda con asignación?
Filtre visitas y asigne inspector. Marque varias filas (solo estado asignada) y use Asignar seleccionadas, o abra una fila para editar de a una.
Carga masiva / rutas automáticas: importe muchas visitas y repártalas; aquí puede asignar un mismo inspector a un lote filtrado (ej. sin inspector hoy).
Nuevo inspector
Dos destinos SMTP: el de informes recibe FR-003 + FR-002; el de fotos recibe el ZIP de fotos. Pueden ser iguales o distintos.
Listado
| Código | Nombre | Cédula | CCL | Lugar exp. | CCL vigente | Registro SIC | Email informes | Email fotos | Modelo pago | Estado | Ruta auto | Hermeticidad |
|---|
¿Necesita ayuda con inspectores?
Cree inspectores con código y contraseña para la app móvil. Código CCL, lugar de expedición y registro SIC son obligatorios: salen en el carnet virtual y se copian al informe. Inactivo impide el login; Ruta auto controla si recibe visitas en la asignación automática. Hermeticidad define la modalidad de la prueba: esperar 12 min, esperar 12 min y permitir la galería solo en la foto final, sin espera, estampa +12:13 si la captura es durante la visita, o fotos opcionales sin estampa de hora (el inspector debe volver a iniciar sesión para aplicar el cambio).
Configure dos emails corporativos por inspector: informes (FR-003 + FR-002) y fotos (ZIP). Si un campo quedó vacío tras la migración, se usa el email corporativo anterior como respaldo. Si ambos están vacíos y hay ficha de funcionario vinculada, se usa ese email.
Comparta el código y la contraseña inicial con el inspector. Puede resetear la contraseña desde «Resetear a 1234» o escribiendo una nueva al guardar. Eliminar quita el acceso; las visitas asignadas quedan sin inspector (el historial no se borra).
Se enciende con Activar, como los otros robots. No hay que abrir ninguna carpeta. Pegue el ID de control de la consulta de SISCORE, uno por línea, y pulse Guardar lista. Con la tarea activa, el programa de este PC busca ese ID en SISCORE y llena el formulario de SICERCO. En ensayo no pulsa Guardar.
| ID de control | Visita | Estado | Detalle |
|---|
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha jornada | Inspector | Digitador | Hora inicio | Hora fin | Espera | Estado |
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Pendientes: asignadas a usted por digitar (incluye las ya iniciadas). Rechazo digitación: devueltas a validación o con novedad desde digitación.
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Municipio | Fecha jornada | Hora inicio | Hora fin | Espera | Estado |
|---|
Cuando fotos e informe están aprobados, la visita entra a digitación y se asigna automáticamente al digitador configurado para ese inspector.
| Inspector | Código | Digitador |
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¿Cómo funciona?
Repita el mismo criterio que en validación: asigne cada inspector a un digitador. Las visitas nuevas en cola aparecerán en la bandeja del digitador correspondiente. La asignación manual visita por visita sigue disponible.
¿Cómo funciona la digitación?
Cuando FR-002 y FR-003 están aprobados en Validación informe, la visita sale de ese módulo y entra aquí. El digitador copia los datos a la plataforma de la distribuidora y marca Transmitida a distribuidora. Si por una novedad no detectada antes no puede digitarla, use Rechazo en digitación (obligatorio describir el motivo en notas).
Cree cuentas de digitador en Usuarios y active el permiso Digitación.
Visitas ya digitadas a la distribuidora. Por regulación deben notificarse a la SIC vía SICERCO: descargue Excel + ZIP de PDFs, cárguelos en SICERCO y marque como transmitida.
| ID | Nº informe | Cliente | Cuenta | Inspector | Fecha | Espera | Estado SIC | Aceptada SIC |
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¿Cómo notificar a la SIC?
1. En Digitación marque la visita como Transmitida a distribuidora: sale de esa cola y entra aquí.
2. Filtre por jornada, ejecución en campo o (si ya notificó) por fecha de aceptación SIC.
3. Seleccione visitas pendientes, descargue el Excel plantilla SICERCO y el ZIP de PDFs (archivo {número}.pdf).
4. Cárguelos en el sistema SICERCO de la Superintendencia. Cuando los acepte, indique aquí la Fecha aceptación SIC y pulse Marcar notificada a SIC (queda registrada para auditorías).
Para llenar el formulario de SICERCO uno por uno, pegue los certificados en Robots → Dictamen SICERCO.
| Código | Tipo | Marca | Modelo | S/N | Inspector | Vence | Estado |
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Nuevo equipo
¿Para qué sirve este módulo?
Registre los equipos usados en inspección (detectores, manómetros, flexómetro, etc.) con su trazabilidad metrológica: certificado, calibración, vencimiento y archivo del certificado. Indique también el modelo (solo queda en el catálogo del panel). Asigne cada equipo a un inspector: en el FR-003 salen marca y serie; los tipos que ese inspector no tenga asignados aparecen como NO APLICA.
Use Día anterior o una franja Desde–Hasta. Cuadrar efectivo solo aplica al consultar un solo día.
Tarifas y edición de monto en campo: Ajustes. Pulse cada inspector para desplegar o retraer el detalle.
¿Cómo funciona la conciliación?
Al agendar o en carga masiva se guarda el valor de inspección que indica quien crea la visita. Con el flag CONCILIACION_PAGOS activo, la app pedirá el medio de pago al cerrar.
Al día siguiente, el supervisor revisa inspector por inspector, registra el efectivo recibido y puede exportar Excel.
Las tarifas y si el inspector puede editar el monto se configuran en Ajustes.
Efectividad, horas de inicio/fin y jornadas por inspector (fecha de agenda). Distinto de Productividad (liquidación).
Por inspector
Efectividad = efectivas / programadas. HI/HF = promedio de inicio y fin de visita. Primera HI / última HF = promedio del primer inicio y del último cierre de cada día.
| Inspector | Prog. | Efect. | No ef. | Pend. | % ef. | Sin def. | Def. NC | Def. crít. | Dev. | 1ª HI | Últ. HF | Jornada h | Dur. visita h | Vis/día |
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Serie diaria del equipo
| Fecha | Programadas | Efectivas | No efectivas | Pendientes | % efectividad |
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Motivos de no efectiva (equipo)
| Motivo | Cantidad |
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Recorrido y abandono
Embudo por pasos
¿Dónde abandonan?
Interacción en la página
Evolución en el tiempo
Por día
Por hora
Por día de la semana
Origen de los accesos
Fuente
Dispositivo
Sistema operativo
Navegador
Estado y perfil de las agendas
Estado
Días de anticipación de la cita
Jornada
Tipo de inspección
Medio de pago
Localidad
Listado de agendas
| Solicitud | ID visita | Cliente | Cuenta | Tipo / pago | Cita | Estado |
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Listado de accesos
| Inicio | Duración | Resultado | Fuente | Dispositivo | IP | ID visita |
|---|
Errores que vieron los clientes
| Dónde | Mensaje | Veces |
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Opciones
IPs internas
Pruebas del equipo que no deben contar. Una IP por línea o separadas por coma; también se marcan con el botón «Interna» del listado de accesos.
Seleccione fechas y pulse Consultar.
Área técnica — Inspectores
Solo visitas efectivas se pagan. Las no efectivas sin responsabilidad del inspector no generan descuento. Si hubo incumplimiento, márquelo en Seguimiento e indique el monto a descontar (editable; no tiene que ser la tarifa completa).
Incumplimientos marcados en Seguimiento
| Fecha | Inspector | ID visita | Nº informe | Motivo | Marcado por |
|---|
Detalle de actividades — Inspectores
Pulse el nombre para desplegar.
Reglas de liquidación
- Inspectores: solo visitas efectivas se pagan; sin sanción por tiempo. Descuento solo si se marca incumplimiento en Seguimiento (incluye no efectivas sancionadas).
- Administrativos: validadores, digitadores y call center, con detalle y sanción por demora.
- Novedades nómina: bonificaciones y descuentos manuales del mes.
- Resumen liquidación: vista consolidada sin detalle de actividades.
- Incumplimiento inspector: se marca en Seguimiento diario con motivo y monto editable a descontar.
El inspector lo pide desde el módulo de ventilación. Elija qué pie de rey relaciona: queda en el informe con su marca y serie. Los equipos con calibración vencida no se pueden asignar.
PIN telefónico (inspector sin señal)
Si el inspector no tiene datos, dígale por teléfono el código del pie de rey y este PIN. Solo sirve hoy, para ese inspector y ese equipo; el sistema lo valida cuando la app recupera la señal.
| Documento | Nombre | Cargo | Área | Ingreso |
|---|
Nuevo funcionario
¿Para qué sirve este módulo?
Registre la hoja de vida y datos de contacto, contratación, seguridad social, estudios, experiencia y documentos adjuntos (PDF, imágenes u Office) de cada funcionario. Puede vincular un registro con un inspector de la app móvil.
Avisos masivos de segunda visita
Visitas efectivas con defectos. Seleccione y genere avisos WhatsApp (salen del WhatsApp de la oficina que los envía). Queda constancia en trazabilidad. Configure la plantilla en Ajustes → WhatsApp → Segunda visita.
| Visita | Cliente | Cuenta | Celular | Resultado | Aviso |
|---|
Consulta general
Creación = registro en el sistema · Agendamiento = jornada programada.
| ID | Cliente | Cuenta | Dirección predio | Inspector | Estado | Resultado | Incumpl. | Fecha | Jornada | Mapa predio | GPS en campo | Mapa campo | Distancia predio→campo | Fachada |
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Mapa
¿Necesita ayuda con seguimiento?
Seguimiento: listado operativo del día (resultado, sincronización, GPS y fachada).
Consulta general: filtros avanzados por fechas, inspector, estado, etc. Al aplicar, abre el listado en Seguimiento.
Mapa: filtre por inspector, resultado y fechas de agenda; predio en el mapa (naranja = creada/asignada, azul = en curso, verde = efectiva finalizada, gris = no efectiva).
Seguimiento visual: tablero por inspector con conteos de efectiva, no efectiva y pendiente para la fecha/jornada elegida.